Als ondernemer met een btw-nummer moet je regelmatig btw-aangifte doen. Je geeft dan door hoeveel btw je aan klanten hebt gerekend en hoeveel btw je zelf hebt betaald op je zakelijke kosten. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst, of krijg je terug.
In dit artikel lees je wanneer je btw-aangifte moet doen, hoe je de btw berekent, welke rubrieken je invult en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt. Ook lees je waar je op moet letten bij de aangifte over het vierde kwartaal, die uiterlijk eind januari binnen moet zijn.
Wanneer moet je btw-aangifte doen?
De Belastingdienst bepaalt of je per maand, per kwartaal of per jaar aangifte doet. De meeste ondernemers doen dat per kwartaal. Een ander tijdvak kun je aanvragen als je aan de voorwaarden voldoet.
- Maand- of kwartaalaangifte: uiterlijk op de laatste dag van de maand na het tijdvak. Voor het eerste kwartaal is dat 30 april.
- Vierde kwartaal: de aangifte over oktober tot en met december moet uiterlijk op 31 januari binnen zijn.
- Jaaraangifte: voor 1 april van het volgende jaar.
Het gaat om de datum waarop de Belastingdienst je aangifte en betaling ontvangt, niet om de datum waarop je hem verstuurt. Ook als je in een periode geen omzet had, moet je aangifte doen. Dat heet een nulaangifte.
Hoe bereken je de btw?
Je btw-aangifte bestaat uit twee kanten:
- Verschuldigde btw: de btw die je op je facturen aan klanten hebt gerekend.
- Voorbelasting: de btw die je zelf hebt betaald op zakelijke aankopen en kosten.
Je trekt de voorbelasting af van de verschuldigde btw. Is de uitkomst positief, dan betaal je dat bedrag. Is hij negatief, dan krijg je geld terug.
Voorbeeld:
- Je factureert in een kwartaal € 20.000 exclusief btw tegen 21%. Je rekent dus € 4.200 btw.
- Je betaalt zelf € 1.300 btw over zakelijke kosten, zoals een laptop en software.
- Je betaalt € 4.200 min € 1.300 = € 2.900 aan btw over dit kwartaal.
Het standaardtarief is 21%. Voor sommige producten en diensten geldt 9%, 0% of een vrijstelling.
Welke rubrieken vul je in?
- 1a: leveringen en diensten belast met het hoge tarief (21%)
- 1b: leveringen en diensten belast met het lage tarief (9%)
- 1e: leveringen en diensten belast met 0% of niet bij jou belast
- 2a: leveringen en diensten waarbij de btw naar jou is verlegd
- 3 en 4: leveringen en diensten naar en vanuit het buitenland
- 5b: voorbelasting, de btw die je zelf hebt betaald
Het totaal dat je moet betalen of terugkrijgt, wordt automatisch berekend.
Hoe doe je btw-aangifte?
- Log in op het beveiligde deel van Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Of doe aangifte via je boekhoudpakket. Veel pakketten vullen de rubrieken automatisch in.
- Of laat je boekhouder of accountant de aangifte doen.
Bij het factuurstelsel telt de factuurdatum. Bij het kasstelsel telt het moment waarop je het geld echt ontvangt. Het kasstelsel is alleen voor bepaalde ondernemers toegestaan.
Wat als je te laat bent?
Doe je te laat aangifte of betaal je te laat, dan krijg je een naheffingsaanslag en mogelijk een boete. Uitstel van aangifte krijg je alleen bij een ernstige calamiteit, zoals brand of een overstroming. Kwijtgeraakte inloggegevens zijn geen geldige reden. Kun je niet op tijd betalen, dan kun je onder voorwaarden kort uitstel van betaling aanvragen, tot maximaal vier maanden.
Fout gemaakt? Doe een suppletie
Ontdek je achteraf dat je te weinig of te veel btw hebt opgegeven? Dan corrigeer je dat met een suppletie. Gaat het om een klein bedrag, dan kun je het soms in je volgende aangifte meenemen. Bij grotere bedragen dien je een aparte suppletieaangifte in.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Is je omzet lager dan € 20.000 per jaar, dan kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw aan klanten en hoeft geen btw-aangifte te doen. Daar staat tegenover dat je ook geen btw over je kosten mag aftrekken. Vooral voor ondernemers met weinig kosten en particuliere klanten kan dat gunstig zijn.
Tips om fouten te voorkomen
- Zet de btw die je ontvangt apart op een spaarrekening. Dat geld is niet van jou.
- Bewaar alle facturen, ook van je zakelijke kosten. Zonder factuur geen aftrek van voorbelasting.
- Zet herinneringen in je agenda voor de deadlines.
- Twijfel je over je rechtsvorm en de gevolgen voor je belasting? Lees ook ons artikel over een eenmanszaak omzetten naar een bv.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet de btw-aangifte over het vierde kwartaal binnen zijn?
Uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar.
Moet ik btw-aangifte doen als ik geen omzet had?
Ja, ook dan moet je aangifte doen. Dat heet een nulaangifte.
Wat is voorbelasting?
Voorbelasting is de btw die je zelf betaalt op zakelijke kosten. Je trekt die af van de btw die je aan klanten rekent.
Wat gebeurt er als ik te laat btw-aangifte doe?
Je krijgt een naheffingsaanslag en mogelijk een boete.
Wanneer hoef ik geen btw-aangifte te doen?
Als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Die geldt bij een omzet onder de € 20.000 per jaar.